Übermittlung Ihrer Rechnungen

Die Übermittlung Ihrer Rechnungen/Gutschriften in digitaler Form kann in einem elektronischen Format oder als PDF-Datei via E-Mail erfolgen. Sofern gesetzlich noch zulässig, akzeptieren wir auch eine Übermittlung in Papierform. Eine digital übermittelte Rechnung/Gutschrift darf keinesfalls nochmals in Papierform übermittelt werden.

Elektronisches Format via Peppol Netzwerk

Aktuell ist eine Übermittlung im Peppol Netzwerk für folgende SWIETELSKY-Gesellschaften möglich: 

Gesellschaft: Swietelsky Rail Benelux B.V.
Sitzland: Niederlande
VAT-Nr.: BE0848581734
Peppol-ID: 9925:BE0848581734

Folgende elektronische Formate werden unterstützt/akzeptiert:

• Peppol BIS Billing: Ab der Version 3.0
• SI-UBL: Ab der Version 2.0
• NLCIUS: Niederländisch nationaler Standard

Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail an finanzprozesse@swietelsky.at.

Elektronisches Format via E-Mail

Gerne übermitteln Sie uns Ihre Rechnungen in einem elektronischen Format via E-Mail an invoice@swietelsky.at, invoice@swietelsky.de oder invoice@swietelsky.nl.

Folgende Formate werden unterstützt/akzeptiert:

• Peppol BIS Billing: Ab der Version 3.0
• SI-UBL: Ab der Version 2.0
• XRechnung: Ab der Version UBL 2.0
• ZUGFeRD: Ab der Version 2.0.1
• ebInterface: Ab der Version 5.0

Die zur Verarbeitung zwingend notwendigen Anforderungen sind:

• Pro E-Mail kann nur ein Dateianhang angefügt sein.
• Werden rechnungsbegründende Beilagen (Mengenberechnungen, Preisumrechnungen, gegengezeichnete Lieferscheine, Stundennachweise, usw.) zeitgleich übermittelt, müssen diese im elektronischen Format eingebettet sein. Alternativ werden diese Beilagen direkt an Ihre Ansprechperson/Besteller übermittelt. 

Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail an finanzprozesse@swietelsky.at.

PDF-Datei via E-Mail

Gerne übermitteln Sie uns Ihre Rechnungen als PDF-Datei via E-Mail an invoice@swietelsky.at, invoice@swietelsky.de oder invoice@swietelsky.nl. 

Die zur Verarbeitung zwingend notwendigen Anforderungen sind:

• Die Rechnung oder Gutschrift muss im PDF-Format (unverschlüsselt, ohne Kennwort, nicht gepackt (ZIP, RAR)) als E-Mail-Dateianhang angefügt sein.
• Die PDF-Datei muss ein digitaler Druck sein. Ausdrucken auf Papier und anschließendes Scannen führen zu Qualitätsverlusten, welche die elektronische Verarbeitung stören.
• Pro E-Mail kann nur ein Dateianhang angefügt sein. Werden rechnungsbegründende Beilagen (Mengenberechnungen, Preisumrechnungen, gegengezeichnete Lieferscheine, Stundennachweise, usw.) zeitgleich übermittelt, müssen diese im selben PDF-Dokument enthalten sein, wobei die Rechnung oder Gutschrift das erste Teildokument sein muss.

Postalische Übermittlung in Papierform

Präferiert erhalten wir Ihre Rechnungen in digitaler Form. Möchten Sie Ihre Rechnung/Gutschrift dennoch in Papierform übermitteln, nennt Ihnen der Besteller/Ansprechpartner die relevanten Rechnungs- und Versandanschriften.

Referenzcode in jeder Rechnung

Ein Referenzcode (=Zuordnungsnummer zu Bauprojekt und/oder Bestellung) ist zwingend auf jeder einzelnen Rechnung/Gutschrift erforderlich, um diese zu bearbeiten. Rechnungen/Gutschriften ohne Referenzcode weisen wir ausnahmslos ab.

Der Referenzcode hat folgende Syntax: 

• „RC-“ + eine 10-stellige alphanumerische Referenznummer, z.B. RC-X00101MC01
• „RC-“ + eine 8-stellige numerische Referenznummer, z. B. RC-10011234 or RC-91234567
• Bis zum 30.04.2027 wird noch parallel das Format „RC-KST-XX-123-12345678“ verwendet, z.B. RC-KST-AT-101-12345678

Die zur Verarbeitung zwingend notwendigen Anforderungen sind:

• Andruck auf der Rechnung genau in der definierten Schreibweise,
• beginnend mit „RC-“, ohne Leerzeichen, in Großbuchstaben,
• 1-zeilig maschinell, nicht fett und nicht kursiv.
• Pro Rechnung kann nur ein Referenzcode angegeben werden.

Wenn Ihnen der Referenzcode bei der Bestellung bzw. im Vertrag nicht bekannt gegeben wurde, setzen Sie sich bitte unbedingt vor Rechnungslegung mit Ihrer Ansprechpartnerin/Ihrem Ansprechpartner in Verbindung.

Zurück zu Einkauf